原始文件和加工后的文件，应该怎样保留对应关系？

同一份资料保留多份文件时，关键是：资料一条主档 + 多行「文件版本」，用「角色」和「是否对外」区分用途，而不是只靠文件名猜。

（示意图：资料主档关联多份角色不同的文件。）

建议怎么建

1. 资料／素材主档

名称、主题、状态；可选「当前对外版本」（关联到下面某一行）。

2. 文件版本表（多行）

• 关联资料
• 角色：原始扫描／整理 PDF／展示图／其他
• 文件（附件字段）
• 是否对外可用（开关）
• 版本说明、上传人、时间

原始件、整理件、展示图都保留；外发视图只显示「对外可用 = 开」的行，或只读主档上的「当前对外版本」。

怎样确认同事拿对文件

• 打开一条资料：版本表里应能看到原始与加工件并列，角色不同。
• 用视图筛「对外可用」：不应出现未整理的扫描件。
• 抽一次外发：实际发出的附件应与「当前对外版本」一致。

边界

• 只往同一附件字段反复覆盖：历史原件会丢，也说不清哪版对外。
• 只靠文件夹命名：权限和筛选都不如字段清晰。
• 加工件更新时：新增一行版本并改「当前对外」，不要默默替换原件（除非你们明确要替换同一链接——那是另一种场景）。

这样「来自同一份资料」靠关联保证，「哪份能外发」靠角色和开关保证。

（本地演示：用字段标「角色／是否对外」，比只靠文件夹名更清晰。）

可交给 Agent 的目标（示例）

为资料「XXX」建立主档，并添加三行文件版本：原始扫描、整理 PDF、展示图；仅展示图打开「对外可用」，并把主档「当前对外版本」指到展示图。不要删除已有原始附件。

按这个建完，交接时问「外发用哪份」就不会各凭感觉了。